U Pododjeljenju za javni registar se obavlja širok spektar složenih poslova koji su od velikog značaja i važnosti za sve administrativne službe Vlade, a takođe su i od opšteg značaja za sve građane Brčkog.

U završnoj fazi je projekat "Decentralizacija i kompjuterizacija matičnih službi" koji ima za cilj da pojednostavi administrativne sisteme koji su vezani za poslove matičarstva. Na prostoru Brčko Distrikta se nalazi 15 matičnih službi od kojih je jedan u užem gradskom jezgru, u zgradi Vlade, i on predstavlja centralno mjesto u organizacionom dijelu vođenja poslova cjelokupnog matičarstva.

Na prijedlog rukovodioca koji vode poslovanje cjelokupnog Odjeljenja, UNDP/Brčko Lokal Action Program je uradio "studiju izvodljivosti" i preuzeo inicijativu oko organizacije i pripreme za realizaciju projekta. UNDP/Brčko Lokal Action Program je obezbijedio i veliki dio sredstava koji su bitno uticali na dinamiku cjelokupnog projekta.

Projekat je do svoje konačne realizacije prošao kroz 4 glavne faze. Prvu fazu je većim dijelom završio UNDP/Brčko Lokal Action Program gdje su pripremljene specifikacije koštanja neke od aktivnosti uvođenja informacionog sistema. Koordinator projekta je preliminarnim izvještajem odredio osnovne aktivnosti uvođenja sistema. Uspostavljen je sistem nadziranja rada i izvještavanja o napredovanju uvođenja informacionog sistema. Zatim je izvršena implementacija hardverske i softverske komponente čime je stvorena osnova za dalju implementaciju.

Cjelokupan projekat je u svojim kasnijim fazama implementiran i u preostalim matičnim službama koje se nalaze u širem regionu Brčko Distrika.

Projektovan je i realizovan sistem protivprovalne i protivpožarne zaštite matičnih službi s ciljem da se poboljša sigurnost zaštite javne imovine i službenika. Ovaj projekat je znatno podigao stepen sigurnosti zaštite javne imovine i službenika, a značajno je umanjio i finansijska sredstva koja su izdvajana kao tekući troškovi za potrebe održavanja neophodnog nivoa obezbjeđenja i sigurnosti. U funkciji je, takođe, i monitoring centar čiji je zadatak elektronsko nadgledanje sistema bezbjednosti sa udaljenog mjesta uz pomoć kojeg se vrši blagovremeno održavanje i obavještavanje o bezbjednosnom stanju sistema.

Pododjeljenje za javni registar je ušao u završnu fazu sa još jednim važnim projektom koji ima za cilj snimanje, analizu i optimizaciju svih poslovnih procesa vezanih za javne dokumente Vlade. Projekat će prijeći u nadležnost novoformirane službe za dokumentaciju čiji će zadatak biti da unapređuje metode i tehnike procesuiranja svih dokumenata koji se tiču poslovne korespodencije Vlade.

Radi se o nizu projekata čija osnova ima naziv "Automatizacija obrade zahtjeva, predmeta i dokumenata". U bližoj budućnosti se planira proširivanje projekta na lokalitete matičnih službi, odnosno na udaljene Vladine poslovnice koje pokrivaju cjelokupnu administrativnu teritoriju Brčko Distrikta.

Dostupnošću informacijama i uslugama putem matičnih službi, obezbjeđuje se transparentnost Vlade na čitavoj teritoriji Brčko Distrikta u pogledu brzog i tačnog servisiranja pravnih subjekata i građana.

Naše Pododjeljenje ima za cilj da u saradnji sa službom za dokumentaciju predloži i implementira niz projekata koji imaju za cilj stvaranja osnove koja će biti preduslov formiranja sistema elektronskog poslovanja Vlade (e-Government).

U vladinim ustanovama, kao i u okruženju, događa se isto – komunikacija se sve više odvija preko Interneta, on se koristi kao jedan od mogućih kanala za distribuciju informacija, sve više postajući stalno otvoren šalter. Kako vrijeme protiče sve je jasnije da je Internet postao sastavni dio života i nezaobilazni "alat" u sistemu poslovanja.

Sve je to stvorilo potrebu da se čitavom poslu pristupi sa sistemske strane i da se ponudi rješenje koje će predstavljati jedinstven nastup Vladinih struktura prema korisnicima i građanima.

PLANIRANI PROJEKTI

      1. Povezivanje matičnih ureda VBD u jedinstven sistem

U 2009.godini Pododjeljenje za matičnu evidenciju planira realizovati predmetni projekat kako bi se ostvarile višestruke koristi: neuporedivo ubrzavanje poslovnih procesa; pouzdanost, blagovremenost i tačnost podataka; dobio bi se model upravljanja podacima, koji je u skladu sa reformskim procesima i koji je jedinstven u BiH; bili bi postavljeni novi standardi kada je u pitanju kvalitet usluga Vlade BD BiH prema krajnjim korisnicima - građanima Brčko distrikta BiH, institucijama i drugim; smanjenje troškova održavanja.

Pored svih koristi naprijed navedenih, realizacijom ovog projekta stvorile bi se neophodne pretpostavke za realizaciju uspostave elektronske veze institucija koje izdaju biometrijske putne isprave sa institucijama koje izdaju dokumenta na osnovu kojih se izdaju putne isprave ( izvod iz matične knjige rođenih i uvjerenje o državljanstvu), što je,  između ostalog, predviđeno u Mapi puta za viznu liberalizaciju. Ostvarenje ovog projekta predstavlja jedan od zadataka određenih akcionim planom Vijeća ministara BiH i predstavlja pretpostavku za početak izdavanja biometrijskih putnih.

2. Obnavljanje računarske opreme

Za kvalitetnu upotrebu navedenog projekta nakon njegove realizacije, implementacije i puštanja u upotrebu neophodno je, kao jedan od osnovnih preduslova izvršiti obnavljanje već zastarjele hardverske opreme u svim matičnim uredima.

      3. Poboljšanje uslova rada u Matičnim službama-uredima

            Kako bi se obezbijedilo što kvalitetnije poslovanje neophodno je u svim Matičnim uredima na ruralnom dijelu Distrikta stvoriti dobre uslove rada. S obzirom na to da u pojedinim Uredima ne postoje sanitarni čvorovi, nijedan ured nema riješenu klimatizaciju, grijanje je obezbijeđeno različitim grejnim tijelima od kojih su mnoga već dotrajala i slično. neophodno je uslove rada u svim Uredima podići na viši nivo.